De plus en plus d’entreprises abaissent les barrières physiques à la communication et intègrent un plan d’open space dans leurs bureaux. Les entreprises ont abandonné les conceptions de bureaux traditionnelles pour réduire les coûts et améliorer la collaboration.

Bien que les plans de bureaux ouverts puissent être le paradis des extravertis, ils peuvent être le cauchemar personnel d’un introverti. En tant que propriétaire d’entreprise, il est important de reconnaître qu’un plan de bureau ouvert peut ne pas convenir à tout le monde. Pour aider les employés de tous styles de travail et personnalités à se sentir à l’aise sur le lieu de travail, voici 6 conseils pour faire fonctionner un open office :

1) Établir un signal « Ne pas déranger »

L’un des inconvénients du travail dans un bureau ouvert est qu’il n’y a nulle part où se cacher. Les employés ne peuvent plus compter sur le sanctuaire de leurs murs cubiques. Ils peuvent être constamment interrompus par des employés bavards ou non concentrés. Sur le chemin des toilettes ou de la salle de pause pour prendre un café, les employés peuvent être tentés de s’arrêter au bureau de leurs collègues et d’engager une conversation. Ou, ils peuvent se tourner vers quelqu’un assis à côté d’eux pour poser une question.

Bien qu’assez innocentes, ces conversations de 5 minutes brisent la concentration des employés. Pour aider les employés à rester concentrés sur leurs tâches et à respecter les délais cruciaux, créez des panneaux « Ne pas déranger » que les employés peuvent placer sur leur bureau afin de dire « s’il vous plaît, ne me dérangez pas ». Ou, vous pouvez permettre aux employés de porter des écouteurs pour les aider à se concentrer dans un environnement bruyant. De cette façon, les employés n’auront pas l’impression de devoir arriver tôt au travail ou de rester tard pour éviter les collègues bavards.

Bien que ces signes puissent aider à améliorer la productivité, assurez-vous que vos employés n’en abusent pas et ne les utilisent pas tout le temps. Les employés doivent collaborer et échanger des idées pour stimuler l’innovation commerciale. S’ils prétendent être occupés, vous devrez peut-être réévaluer votre stratégie et examiner d’autres options.

2) Gardez le bruit au minimum

Lorsque les murs cubiques s’effondrent et que les employés peuvent se voir, ils sont plus susceptibles de crier à travers la pièce et de s’arrêter à leur bureau. En conséquence, les plans de bureaux ouverts ont tendance à être plus bruyants que les conceptions de bureaux traditionnels. Bien que la discussion et l’activité indiquent un milieu de travail prospère, elles peuvent perturber la concentration de vos employés.

Aidez tout le monde à maintenir la productivité en définissant des règles de base. Faites savoir aux employés qu’ils sont les bienvenus pour écouter de la musique, mais uniquement s’ils portent des écouteurs et maintiennent la musique à un niveau de volume raisonnable. Demandez également aux employés de prendre leurs repas dans la salle de pause plutôt qu’à leur bureau. Il n’y a rien de plus dérangeant que le bruit de la mastication et le tintement des ustensiles.

3) Désigner les zones de travail de réunion et de groupe

Dans un espace de bureau ouvert, les employés peuvent se rassembler autour du bureau d’un employé et discuter des projets en cours. Bien que les réunions soient nécessaires pour un lieu de travail réussi, le bruit peut déranger d’autres employés à proximité qui ne participent pas à la réunion.

Pour cette raison, il est important de désigner des zones, de préférence éloignées de la zone de travail principale, où les employés peuvent participer à des réunions impromptues. Incorporez des salons où les employés peuvent se rencontrer lorsque toutes les salles de conférence sont pleines. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de sièges pour que les employés ne soient pas obligés de s’asseoir sur le sol.

4) Utiliser les applications de messagerie instantanée

Les applications de messagerie instantanée sont des moyens efficaces de communiquer dans un plan de bureau ouvert. S’il peut être tentant pour les employés de poser une question dans le bureau ou de se diriger vers le bureau d’un collègue, cela perturbera tout le monde dans la pièce. Explorez différentes applications de messagerie instantanée pour voir celle qui convient le mieux à votre bureau.

5) Gardez le bureau propre et rangé

Les piles de documents et le désordre dans le bureau sont plus qu’une simple horreur : ils peuvent également distraire les employés. Demandez aux employés de garder leur bureau en ordre pour améliorer la productivité. Assurez-vous que les employés disposent de nombreux tiroirs et rangements pour leurs effets personnels et fournitures de bureau. De plus, si vous avez du mal à trouver de la place pour des bureaux ou une nouvelle imprimante, investissez dans plus de stockage ou profitez d’un espace sous-utilisé. Vous garderez le bureau bien organisé pour une productivité maximale !

6) Définir des lignes directrices pour l’utilisation du téléphone portable

Il y aura des moments où vos employés auront besoin de prendre des appels personnels. C’est inévitable. Pour éviter que les conversations téléphoniques ne distraient les autres employés, définissez des directives générales pour les appels personnels. Vous pouvez demander aux employés de sortir pour prendre des appels personnels (au moins pendant les mois les plus chauds). Ou, vous pouvez intégrer des salles privées où les employés peuvent prendre des appels personnels, dans des limites raisonnables, ou travailler en silence. Le respect de certaines règles de base aidera à réduire au minimum les interruptions.

Que vous recherchiez des moyens créatifs d’optimiser votre open office actuel ou que vous veniez tout juste de faire la transition, ces modifications pour les open space vous aideront à améliorer la satisfaction et la productivité des employés.