Comment aider les employés à se sentir à l’aise dans un open space

L’open space a récemment été le nouvel engouement pour les environnements de bureau. Des lieux comme Facebook et Google ont créé des environnements de travail plus modernes et amusants, avec la conviction que ces types de bureaux peuvent améliorer la productivité et encourager la collaboration.

Bien que les cabines et les bureaux individuels ne soient pas (encore) une chose du passé, de plus en plus d’entreprises choisissent de renoncer aux espaces de bureaux traditionnels pour des plans d’étage d’open space. Pour les employés, cela peut être à la fois excitant et intimidant. Certains employés peuvent avoir besoin d’un espace de travail privé et silencieux pour rester concentrés, tandis que d’autres apprécient les nouvelles opportunités de collaboration avec les autres membres de l’équipe.

Vous envisagez de concevoir un open office mais vous ne savez pas comment vous lancer dans cette nouvelle aventure ? Nous avons présenté quelques conseils pour mettre en œuvre un plan d’étage d’open space tout en tenant compte de divers styles de travail et préférences.

Le stagiaire est assis à côté du PDG

L’idée d’un open space est de permettre à tout le monde, quel que soit son titre, son niveau d’expérience ou son salaire, de s’asseoir à l’air libre sans murs entre eux et leurs collègues. Un plan d’étage d’open space est conçu pour que chacun se sente tout aussi important et confortable.

Qu’est-ce que ça veut dire ? Cela signifie que le PDG, les cadres supérieurs et la croûte supérieure n’ont pas besoin d’avoir leur propre bureau. Au lieu de cela, ils devraient être assis avec tout le monde. Le fait que le patron siège parmi les employés encouragera les employés à faire part de leurs questions et préoccupations. Fini le temps où ils approchaient d’une porte fermée avec effroi. Désormais, ils peuvent interagir régulièrement avec la direction et le PDG, en fournissant des commentaires sur les opérations commerciales et des suggestions pour améliorer le bureau.

Avoir une chambre calme

Lorsque vous planifiez la conception de votre plan d’étage d’open space, incluez un espace séparé pour que les employés puissent se recharger ou s’éloigner du brouhaha des principales zones de travail. Chaque fois qu’ils insistent sur une date limite ou une mission en cours, ils peuvent se rendre dans ce quartier calme pour une pause rapide. Cet espace privé sera bénéfique à la fois pour l’employé introverti et extraverti, en particulier pendant les semaines trépidantes lorsque la charge de travail est écrasante. Vous pouvez même installer un fauteuil de massage ou jouer de la musique tranquille et méditative pour vous assurer qu’ils sont détendus et prêts à continuer la journée de travail lorsqu’ils quittent la pièce.

Établir un règlement d’open space

Dès le premier jour, énoncez clairement vos règles d’open space. Par exemple, dites à vos employés que crier dans le bureau pour attirer l’attention de quelqu’un ou survoler le bureau d’un collègue est inacceptable. Faites savoir aux employés qu’un environnement ouvert et collaboratif ne signifie pas qu’ils peuvent interrompre le travail des autres employés chaque fois qu’ils ont besoin de quelque chose.

Vos employés ne doivent jamais supposer que leurs collègues sont disponibles pour discuter. Lorsqu’ils s’arrêtent au hasard au bureau d’un collègue, ils interrompent peut-être leurs pensées. Assurez-vous que les employés sont conscients du comportement respectueux dans un open space. Des choses simples, telles que ne pas toucher leur stylo sur le bureau, allumer les téléphones portables en mode silencieux et même maintenir une bonne hygiène peuvent améliorer l’efficacité de votre plan d’étage d’open space.

Utiliser un système de communication

Encouragez les employés à communiquer en ligne s’ils ont des questions ou ont besoin de parler d’un projet. Si vos employés ont besoin d’une réponse rapide pour un projet urgent, demandez-leur d’essayer d’appeler l’employé avant de se rendre au bureau. Au lieu de crier à travers la pièce et d’interrompre l’attention de tout le monde, faites savoir à vos employés qu’ils doivent utiliser un e-mail ou d’autres types de messages pour éviter de perturber le travail des autres.

Les logiciels de gestion de projet, peuvent garder tout le monde sur la même longueur d’onde et aider vos employés à gérer leurs tâches sans harceler constamment leurs collègues pour les mises à jour de statut sur un projet.

Inclure des espaces de conférence / de collaboration séparés

Placez une conférence ou une zone de travail collaboratif loin de la zone de travail individuelle. Un espace séparé et fermé fournira un espace aux employés pour se rencontrer et discuter de projets sans distraire les autres employés avec des discussions de groupe. Le groupe peut parler ouvertement sans avoir l’impression de perturber le travail.

Un plan d’étage d’open space peut améliorer la productivité et favoriser la créativité. Au lieu d’être enfermés dans des cubes, les employés peuvent échanger des idées dans un environnement ouvert et collaboratif. Cependant, pour vous assurer que les employés sont à l’aise dans cet environnement de travail ouvert, vous devez définir clairement le règlement de l’open space et fournir une variété de zones de travail. En suivant ces conseils et en tenant compte des intérêts de vos employés lors de la refonte de votre bureau, vous aiderez les employés à s’installer confortablement dans le nouvel environnement de bureau.